Managementassistent

Het Nederlands Instituut voor Internationale Betrekkingen Clingendael is een onafhankelijke denktank en academie, gevestigd in Den Haag. Wij dragen bij aan een veilige, duurzame en rechtvaardige wereld via ons onderzoek, onze trainingsprogramma’s en door het publieke debat over internationale onderwerpen te stimuleren. We werken samen met partners in de publieke en private sectoren, waaronder beleidsmakers, CEO’s, de Nederlandse strijdkrachten, wetshandhavingsinstanties, diplomaten, politici en NGO's. Clingendael biedt 40 jaar eersteklas kennis en ervaring in het geopolitieke veld. Het Instituut is een onafhankelijke stichting, niet gebonden aan enige politieke, activistische, commerciële of religieuze beweging.

Het Instituut kent drie afdelingen: Research, Academy en het Stafbureau. Ter versterking van het Stafbureau (Directie) zijn we op zoek naar een:

Managementassistent

32- 36 uur per week

Als managementassistent speel je een cruciale rol als steun en toeverlaat rond secretariële en organisatorische zaken voor onze directie (bestaande uit een Algemeen- en Zakelijk Directeur, die samen het Bestuur vormen), en voor bepaalde taken ook voor het Management Team en de Raad van Toezicht. Jouw functie bevindt zich in het hart van een dynamische, internationale en interculturele werkomgeving met gedreven collega’s.

Functieomschrijving

In deze functie ondersteun je secretarieel en organisatorisch de Algemeen- en Zakelijk Directeur, het MT en de Raad van Toezicht. Hierbij zorg je voor:

• Efficiënt en accuraat agendabeheer van een complexe agenda van de Algemeen Directeur, periodiek gezamenlijk met de Algemeen Directeur vooruitkijken naar de agenda en voorbereiden van dagelijkse mappen met relevante stukken en locaties van afspraken.
• Het bijhouden van de email en post van de Algemeen directeur en het prioriteren hiervan, waarbij je goed in staat bent om de essentiële zaken te agenderen.
• Het bewaken en opvolgen van gemaakte afspraken van de Directie en een aantal MT leden.
• Aanspreekpunt voor bezoekers van de Directie, professionele ontvangst van formeel binnenlands en buitenlands bezoek.
• Organiseren van buitenlandse onderzoeks-, trainings- en overige reizen van de Algemeen directeur in samenwerking met de onderzoeksassistent van de Algemeen directeur en onderzoeksteams, inclusief plannen en boeken van vervoer en accommodaties.
• Voorbereiden van vergaderingen van de Raad van Toezicht en het MT in samenwerking met de Directie, delen en archiveren van verslagen, bewaken van actiepunten.
• Het (mede) organiseren van diverse soorten bijeenkomsten, van vergaderingen en team overleggen tot aan internationale seminars, heidagen van de Raad van Toezicht en boardroomsessies met het internationaal opererende bedrijfsleven, inclusief het meedenken over het programma en het regelen van accommodaties en catering.
• Tenslotte zorg je voor een effectieve, flexibele en vertrouwelijke afhandeling van alle voorkomende secretariële zaken.

Kwalificaties en ervaring

Om deze functie goed te vervullen, zien wij graag de volgende ervaring en kennis bij je terug:

• 5 -7 jaar relevante werkervaring als managementondersteuner, bij voorkeur op directieniveau;
• Actuele kennis van management ondersteunende werkwijzen;
• Organisatievaardigheden, goed hoofd- en bijzaken kunnen onderscheiden en prioriteiten kunnen stellen;
• Gewend om nauwkeurig, zorgvuldig en discreet om te gaan met informatie;
• Ervaring met complex agendabeheer bij voorkeur van een directielid;
• Ervaring met archiveren en documenteren;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels
• Sterke sociale- en communicatieve vaardigheden;
• Zelfstandig, stressbestendig, dienstverlenend en proactief;
• HBO-niveau en bij voorkeur een afgeronde opleiding tot managementassistent/office manager/directiesecretaresse.

Het betreft een functie voor 32- 36 uur waarvoor maximaal 1 dag per week kan worden thuisgewerkt.

Standplaats is Den Haag.

Salaris

Het salaris is afhankelijk van opleiding en werkervaring, de richtlijn is schaal 7- 8 CAO Rijk op basis van een 36-urige werkweek afhankelijk van achtergrond en ervaring. De aanstelling geschiedt in eerste instantie voor de periode van één jaar met de mogelijkheid tot verlenging.

Interesse?

Via de ‘Apply’ button bovenaan deze vacature kun je solliciteren. De reactietermijn sluit op 22 september 2024.