Projectmedewerker Academy  

Het Nederlands Instituut voor Internationale Betrekkingen Clingendael is een onafhankelijke denktank en academie, gevestigd in Den Haag. Wij dragen bij aan een veilige, duurzame en rechtvaardige wereld via ons onderzoek, onze trainingsprogramma’s en door het publieke debat over internationale onderwerpen te stimuleren. We werken samen met partners in de publieke en private sectoren, waaronder beleidsmakers, CEO’s, de Nederlandse strijdkrachten, wetshandhavingsinstanties, diplomaten, politici en NGO's. Clingendael biedt 40 jaar eersteklas kennis en ervaring in het geopolitieke veld. Het Instituut is een onafhankelijke stichting, niet gebonden aan enige politieke, activistische, commerciële of religieuze beweging.

Het Instituut kent drie afdelingen: Research, Academy en het Stafbureau. Ter versterking van de afdeling Academy zijn we op zoek naar een:

Projectmedewerker Academy

voor 36 uur per week

Clingendael Academy is één van de grootste onafhankelijke diplomatieke academies ter wereld en een vooraanstaand onderdeel van het Clingendael Instituut, de denktank gelegen in het Clingendael Park in Den Haag. Met een gedreven team van 50 collega’s verzorgen we als Academy jaarlijks voor meer dan 3500 professionals van over de hele wereld trainingen en capacity building projecten op het hoogste niveau.

Als projectmedewerker speel je een cruciale rol in het hart van een dynamische, interculturele werkomgeving met gedreven collega’s. Je komt te werken in een team van vier, waarin korte onderlinge lijntjes en goed samenwerken centraal staan.
 

Functieomschrijving

De taken bestaan uit:

• Organisatorische en logistieke ondersteuning van onze trainingen en bijeenkomsten, waaronder:
  • Boeken van tickets en verblijf voor deelnemers en collega’s
  • Organiseren van sociale programma’s voor groepen
  • Aanvragen van catering (intern/extern) en vervoer
  • Afstemming aankomst en vertrek deelnemers met hotels, taxi’s en reisbureau
  • Communicatie met de deelnemers van onze openinschrijving trainingen, o.a. over facturatie
  • Klaarleggen van materialen in trainingsruimtes
  • Aanmaken digitaal leerplatform en evaluatie per training
• Procesbewaking van Academy-gerelateerde werkzaamheden op eigen taakgebied
• Ondersteunen in organiseren van, en notuleren tijdens, teamoverleggen
• Ondersteuning en aanspreekpunt van collega’s bij alle voorkomende werkzaamheden binnen de afdeling
• Wijzigingen bijhouden van planningsdocument en hier effectief over communiceren met Academy staf en andere projectondersteuners
• Communicatie met breder stafbureau van Clingendael om opleidingen en evenementen goed samen te laten verlopen in ons drukbezette Instituut

Kwalificaties en ervaring

Vanwege ons grote aantal (offline en online) projecten zoeken we een projectondersteuner met een proactieve houding die zich thuis voelt in een uitdagende internationale werkomgeving.

Wij maken graag kennis als je profiel aansluit bij de volgende functie-eisen:

• Een afgeronde mbo/hbo-opleiding
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke functie
• Kennis heeft van actuele management- en project-ondersteunende werkwijzen
• Affiniteit heeft met administratieve procedures
• Beschikt over organisatievaardigheden
• Vaardig is in het gebruik van het officepakket 365 en bekend met copilot
• Klantvriendelijke, dienstverlenende en proactieve werkhouding
• Nauwkeurig en zelfstandige werkwijzen
• Het leuk vindt om in een hecht team samen te werken
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels
• Nieuwsgierig is naar manieren hoe we ons werk nog efficiënter kunnen uitvoeren.

Salaris

Het salaris is afhankelijk van opleiding en werkervaring, de richtlijn is schaal 7 CAO Rijk. De aanstelling geschiedt in eerste instantie voor de periode van één jaar met de mogelijkheid tot verlenging.

Interesse?

Via de “Apply” button bovenaan deze vacature kun je solliciteren. De reactietermijn sluit op 6 oktober 23:59 uur.

De Academy wil een divers team zijn. We zijn nieuwsgierig naar jouw talent, gedrevenheid en hoe jij het verschil gaat maken voor de Academy.

Sluit de vacature niet geheel aan, maar ben je enthousiast geworden, wees dan ook welkom om te solliciteren.